E-Mail Archivierung – mehr als nur ein zusätzliches Back-up

E-Mails sind unglaublich praktisch: Sie sind schnell, gehen (fast) nie verloren und sind umweltfreundlich. Kein Wunder also, dass sich die elektronische Post gegenüber dem regulären Briefverkehr durchgesetzt hat. Das gilt natürlich nicht nur für die private Kommunikation, sondern auch für den geschäftlichen Bereich. Während sich Briefe einfach zur Aufbewahrung abheften lassen, gestaltet sich die sichere E-Mail Archivierung allerdings etwas schwieriger.

E-Mail Archivierung vs. Back-up: Das sind die Unterschiede

Eine Kopie der Daten, um Datenverlust durch Fehlfunktionen und Defekte vorzubeugen, wird als Back-up bezeichnet. Damit die Datenspeicherung möglichst kompakt ist, werden diese komprimiert. Ein Back-up stellt immer eine Momentaufnahme der gesicherten Daten zum Zeitpunkt seiner Erstellung dar.

Bei der E-Mail-Archivierung werden alle E-Mails inklusive ihrer Dateianhänge originalgetreu und jederzeit verfügbar gespeichert – genau wie es bei einem Aktenordner mit schriftlichen Dokumenten der Fall wäre. Dafür leitet der Mailserver eine Kopie jeder E-Mail bei Eingang und nach dem Versenden an das Archiv weiter. Eine gute Archivierung läuft also automatisch ab und Sie müssen sich um nichts weiter kümmern. Dabei hat die E-Mail Archivierung gleich mehrere wichtige Vorteile:

• Der Speicherplatz von E-Mail-Postfächern ist begrenzt. Mittels Archivierung halten Sie Ihr Mailprogramm schlank und haben keine Probleme mit Unmengen an alten E-Mails.
  
• Die originalgetreue Aufbewahrung der E-Mails sorgt dafür, dass Sie Schriftwechsel auch noch nach vielen Jahren genau nachvollziehen können – das ist wichtig, falls es zu Streitigkeiten oder sogar einem gerichtlichen Verfahren kommen sollte.
  
• Das Mail-Archiv ermöglicht Ihnen die schnelle und einfache Suche nach Stichwörtern. So müssen Sie nicht alle E-Mails einzeln durchgehen, um die gewünschte Nachricht zu finden.
  
• Nicht zuletzt ist die E-Mail Archivierung im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften der GoBD vorgeschrieben.
  

E-Mails archivieren: Diese Vorschriften gelten

Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Angebote und andere bedeutende Schreiben und Dokumente kennen Sie wahrscheinlich genau. Aber wissen Sie auch, wie es mit Ihren E-Mails aussieht? Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, müssen Sie auch diese fristgerecht aufbewahren und dafür sicher speichern.

Seit dem 01.01.2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Diese regelt, dass Sie zum Beispiel Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege, Verträge oder Reklamationsschreiben in elektronischer Form genauso rechtssicher archivieren müssen wie Dokumente auf Papier. Werden diese rechtlichen Anforderungen nicht umgesetzt, drohen Ihnen als Geschäftsführung steuerrechtliche, im schlimmsten Fall sogar zivilrechtliche, Sanktionen.

In Bezug auf E-Mails müssen Sie bei der Archivierung gemäß GoBD vor allem Folgendes beachten:

1. Alle Daten müssen originalgetreu archiviert werden.
   
2. Die Archivierung muss vollständig erfolgen.
   
3. Archivierte E-Mails dürfen sich nicht manipulieren lassen.
   
4. Das Archiv muss jederzeit zugänglich sein.
   
5. Auch das Archivierungsverfahren selbst muss dokumentiert werden.
   

Außerdem sollten Sie bei der E-Mail Archivierung den Datenschutz und die Datensicherheit nicht aus den Augen verlieren: Schließlich enthalten Mails mit Adressen, Sendern und Empfängern oft personenbezogene Daten, die laut DSGVO besonders schützenswert sind.

E-Mail Archivierung mit EL mailarchive: Das sind Ihre Vorteile

Wenn Sie als kleiner oder mittelständischer Betrieb keine eigene IT haben, erscheint Ihnen die E-Mail Archivierung wahrscheinlich auf den ersten Blick sowohl kompliziert als auch zeitaufwendig. Zum Glück gibt es passende Service-Lösungen, bei denen Sie nicht erst spezielle Hardware kaufen müssen und die Ihre Mails wie von alleine in ein sicheres Archiv verschieben. Bei der Mail-Archivierung mit EL mailarchive müssen Sie sich weder um den genauen Ablauf kümmern noch wissen, wie Sie Ihre Mails am besten langfristig speichern. Stattdessen profitieren Sie von einem zuverlässigen deutschen Anbieter, der all das für Sie übernimmt.

Mit dem EL mailarchive profitieren Sie von:

• Einem praktischen Archivierungsservice in der Cloud
  
• Einer breiten Unterstützung aller gängigen Mailsysteme inklusive praktischem Outlook-Client
  
• Einer einfach zu bedienenden Weboberfläche
  
• Der schnellen Suchfunktion für E-Mails und Dateien
  
• Sicherer DSGVO- und GoBD-geprüfter MailStore-Technologie
  
• Zuverlässiger Speicherung Ihrer Daten in deutschen Rechenzentren
  
• Einer skalierbaren Lösung, die sich für Unternehmen jeder Größe eignet
  

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